这些工具可以帮你快速培养成功的习惯

人月神话》中，提到过一个「Brooks 法则」：向一个已经延误的软件项目加派人手，只会造成更大的延误。因为你需要把工作重新切分、梳理、分配，训练人员，重建团队的沟通模式，等等。这一切都会产生「协作成本」。

很多时候，我们常常会忽视这些，隐藏在团队日常工作模式下的「协作成本」。会想当然地认为：10个人需要1个月，那15个人是不是就可以缩短到三周？20个人是不是只需要半个月？

但绝大多数情况下，20个人，可能会变成1个半月。因为多了10个新人，沟通管道从45增加到190，相当于沟通成本增加了3倍。

这是一个非常简略的计算（再强调一次，不要当真），但它的确更接近事实。

那么，如何降低「协作成本」，提高团队的运作效率呢？

1. 项目协作

提高团队协作效率，最首要的方式，就是「项目协作」。

简而言之，就是让团队里的每一个人，不但看得到自己的任务，也能看得到其他人、乃至整个团队的所有任务。

在这种模式下，所有人的任务都是透明的。每个人可以直观看到，自己位于整个项目里面的哪个位置，自己要做的任务，处于哪条链条，有着什么样的重要性。

这样做的好处是：将每个团队成员的思维，从「任务」，变成「项目」。

这两者有什么区别呢？「任务」是孤立的，而「项目」是任务的有序组合。

当你聚焦在「任务」的时候，你只会想着「我要把它们做完」；但当你从项目的高度去看待时，对于每一个任务，要不要做？为什么做？什么时候做？跟谁对接？接下来如何处理？重要性和紧急性如何？都可以一目了然。

如果团队里的每一个人，都能用项目的角度去思考问题，那么，大家协作起来，就会特别有默契。因为在这个时候，每个人的目标都是一致的。

为什么许多优秀的团队，做起事情总是特别慢？很大一部分原因，就是因为每个人只看着自己的任务，没有把自己的目标与团队的目标，调适到同一个方向。

这样，力量自然就被分散了。

所以，我经常跟团队里的人说：永远不要只看着自己的事情，要关注整个项目，要时刻弄清楚：我们在做什么？为什么这么做？我做的事情有什么意义？我应该做什么，才能尽可能提高整个项目的效率？

只有建立这种思维，才能摆脱短视的影响，真正把精力投入在最重要的事情上。

践行这套模式，最简单的方式，就是「看板」 —— 在一张白板上，将项目分成数个阶段，在每个阶段写上当前需要执行的任务，并标注清楚：由谁负责，何时提交，如何验收，等等。

我们团队尝试过多款数码工具，最后留下来的，是 Teambition。基本可以满足需求。

举个例子：我们部门，会分成文案策划，前端设计，运营，推广这几大块，于是，同步在 Teambition 中建立四个相对应的板块。运营要做一个活动，首先由策划搭建框架、文案完成主体内容（文案策划板块），然后向设计师下达需求（前端设计板块），与此同时，推广小组同步筹备对外传播（推广板块），最后活动上线，由运营维护效果，给出分析（运营板块）。

在这整个过程中，运营人员作为活动的主控，可以看到每一个环节的进展。每个小组现在进展如何？任务卡在谁的手上？哪个环节延误，哪个环节提前完成？一目了然。

这套工具最吸引我的地方在于，它适用于多种不同的工作场景，可以根据自己的需求去定制工作流程和模板。

如果你是研发团队，可以自行构建这几个板块：需求池，开发中，测试，已上线。所有的需求先放在「需求池」，开始一个迭代，再选要完成的需求，按照「开发中」「测试」「已上线」的顺序执行。

结合 Teambition 企业版的「自动化规则」功能，会更加方便 —— 事先设定好规则，当完成一个需求时，打钩，任务就会自动从「开发中」跳到「测试」，并分配给事先设置好的执行者。

总而言之，这套模式的核心，是将整个项目的目标和进展，公开呈现给团队所有成员。唯有这样，才能确保每个人的目标与团队目标一致，实现效率的叠加。

2. 文件协作

如果你涉及过稍微大一点的项目，你一定能够理解：要确保每个人所有的文档都是最新版，是一件多么麻烦的事情。

假设团队有10个人，公司和家里各1台电脑，就是20台电脑。一个项目做下来，怎么说也得近百个文档（表单、方案、报告、记录等）。这些文档只要有一点修改，你就得确保，这20台电脑，所有的版本都同步到最新。

这简直太折腾人了。

举个例子：

AE 更新了客户的简报，在群里发了个「简报已更新，请下载」。文案没有及时看到，过了几个小时，消息已经被刷掉了。结果文案做了半天，发过去，AE 诧异：你怎么没有按最新版做？文案也纳闷：什么最新版？我没有看到哇。

这种情况太常见了。大家一忙起来，连续几个小时不看信息，都是极正常的。要确保对方收到，只能要么直接跑过去，要么多发几次信息（打扰人），要么发邮件（不一定会看）。

一天下来，大部分时间，都耗在信息传达上。

那么，如何解决这个问题呢？

很多团队会引入「网盘」 —— 比如360云盘、百度网盘，把最新文件放到网盘上，让团队成员去下载。但本质上，并没有解决这个问题：它依然需要一个「下载」的步骤。在你使用任何一个文件之前，都得登录网盘，下载最新版本。

这简化任何操作了吗？并没有。

更好的方式是「同步盘」。国外，最主要的代表是 Dropbox。

什么是同步盘？简而言之，它就是在每台电脑上，设置一个本地文件夹，并把这些文件夹，全部连成一片「云」。当任何电脑上任何文件发生改变后，就会立刻同步到所有电脑上。这个过程是全自动的，后台的，不需要进行任何操作。

用一个场景来说明，就是：你每天回到家，打开家里的电脑，稍等几分钟，所有的工作文件就全部自动更新到了最新版。直接使用即可。

一开始，我们团队用的是金山快盘，很好用，只是后来停止服务了。不得已，找了半天替代产品，目前采用的是亿方云。

我个人用的是坚果云，因为已经付费买了全年。但是在团队协作上，由于有快盘的前车之鉴，我倾向于选择企业级服务，至少关停的可能性会低一些。

比起坚果云，亿方云的优势不少。一是企业级服务，比较放心；二是团队版（10人以内）永久免费；三是它提供了文档的实时、共同、在线编辑，这是一个巨大的痛点。

易用性方面，亿方云比起快盘和坚果云，都要胜出不少。不但可以在本地文件夹操作，还有一个web版的管理后台，可以进行详细的管理。邀请协作成员，管理协作成员，查看协作文件，查看别人分享给自己的文件，都非常方便。

安全性方面，目前也令人满意。亿方云可以给每个成员设置详细的操作权限，可以通过「外部协作」功能，邀请客户、合作方参与协作，并严格与内部文件隔离，非常省心。

如果说不足的话，那就是 Web 的管理界面稍微有点复杂，不太容易上手，一开始可能得花一点时间，建立使用习惯。