超强文件整理术,处女座式的完美丨生活

作为处女座，我感到惭愧。因为在我的办工桌上，便签到处贴，回形针懒懒散散地夹着多多少少的各类文件。因此我成天担心会有另一个处女座同事将我的事迹汇报天庭，从此将我逐出处女界。。额，处女座界。为了体现我的诚意，表明我的衷心，我终于鼓起勇气，要和大家分享文件整理小技巧了。得意的一天，就从收拾你的办公桌开始吧！

TIP 1：色彩化

给不同的文件标记不同颜色/标签/贴纸等能够让你简单辨认的标记。色彩分类法是最直观的分类方法。用区别度较大的色彩标记不同功能，不同种类的文件便于快速查找，不易出现分类错乱。

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TIP 2： 直立文件

竖立的文件充分利用了立体空间，不再出现文件平铺满桌的情况，另外在文件夹侧面可做一些标记，让查找文件变得更方便。

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TIP 3：购置文件柜

制作不良的文件柜往往易坏。可以把不需要随时处理的文件放到柜里，以做保存。如果没空间，就把所有文件都放入一个方便拿取的盒子、文件袋里，把他们归类到“长期保存”的类目下，这个长期的期限可以是一个月，也可以更长。

TIP 4：设置“收件箱”

这是个比较爽整理方法，你需要一个箱子，东西往里扔就可以了。把所有文件，包括邮件、收据、传单等所有东西都放进去。它甚至可以很大，把所有文件都堆进去，这比到处散落着不大不小的文件堆好一万倍。

不过堆进去盒子之前，还是得对文件进行分类：

• "马上处理类文件" ：未来一周需要处理好的事情。例如各类账单、需要回复的邀请函等。

• "稍后处理类文件 "：未来三个月需要处理好的事情。例如旅行文件、计划购买清单等。

• "待定类文件"：任何你还需要等待某人、某机构等有了回复你才能进一步行动的事情。例如邮购账单等。

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TIP 5：利用墙面空间

如果办公座位靠墙，墙面空间绝对不能浪费。当然，除了墙壁，任何直立的平面都可以用来悬挂收纳物品。

TIP 6：垃圾站

保持整洁的又一大铁律就是定期扔掉不需要的东西。在伸手可及的地方准备一个碎纸机、回收桶或垃圾桶，你可以把不想要的东西马上扔掉，以防你又手贱把它回收进“收件箱”。

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TIP 7：贴标签

如果你有做剪贴簿或者手帐的习惯，你可以用便宜一些的小塑料抽屉来分别放你手机的杂志页面等，帮助你整理这些材料。

TIP 8：名片整理

除了一般的A4纸，大家对小小的名片也感到头疼，虽然现在工作沟通都爱用聊天软件。但是正式场合互相递一下名片，这种交涉过程应该也不会过时。因为工作原因一年收到的名片少说也有上百张，那么收到的名片要怎么整理呢？

这种名片收纳相比盒子没有那么占地方，并且可以旋转，名片按照姓氏字母分组，非常方便查找。

TIP 9：会议必备

备一个多功能可携带的文件包/夹。一次性带齐所有资料和办公用品，走遍天下都不怕。

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相比单一的蓝色文件夹，lihit lab 资料夹不仅可以夹便利贴，还能同时夹带文件和文具，独特的小窗设计也让找取文件方便了许多。

为方便与会人员记笔记所使用的白板，实际上会议结束后，抄写白板上的内容很麻烦，遇到图表之类的数据就更麻烦了。为此特地向大家推荐一款工具。

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使用方法简单，打开接收器的电源放到白板边缘，然后打开智能手机端的app，用装有记号笔的专用笔在白板上写字就可以了。信息将实时同步到各个授信端。这种信息实时共享设备最多同时可以连接十台设备。

这个功能当然手机拍照也能做到，而它的奇妙之处在于，在应用程序里，选中接收过来的某一段手写文字，可以转变为电子文字，不再需要为编辑会议内容浪费时间重新录入了。

整理文件不是为了办公桌收拾得规规矩矩、一尘不染，整理是在提高工作效率的前提下进行的，任何分类系统都应该按照你所习惯的方式方法来进行制定，如果你很喜欢把文件都堆起来，请确保你能做好明显的标记让你分得清这些文件。

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